Lainsäädäntö ohjaa sosiaalihuollon asiakastietojen käsittelyä

15.12.2015

Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittelyä ohjaa lukuisa määrä eri säädöksiä. Näiden lisäksi EU:n tietosuoja-asetus tuo lähitulevaisuudessa uusia velvoitteita rekisterinpitäjille. 

Sekä sosiaalihuollon asiakastietoja että potilastietoja käsiteltäessä tulee ottaa huomioon koko sosiaali- ja terveydenhuollon tietosuojan säädöskartta, mm. sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköistä käsittelyä koskevan lain (159/2007), henkilötietolain (523/1999) ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999; julkisuuslaki) säännökset. 

 

Tietosuojan säädöskartta sosiaali- ja terveydenhuollossa
Lähde: Professori Tomi Voutilaisen luentomuistiinpanoista 25.–26.9.2013 mukailtu.


Tietosuoja kuuluu asiakkaan hyvään palveluun ja kokonaisturvallisuudesta huolehtimiseen 

Kunnioitamme Etevassa asiakkaan itsemääräämisoikeutta myös asiakastietojen suhteen. (Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 812/2000 14–15 § ja 16-17 §). Asiakkaalla on oikeus hyvään palveluun ja kohteluun. Siihen kuuluu asiakkaan itsemääräämiskyvyn huomioiminen, hänen oikeutensa vaikuttaa omiin asioihinsa ja kannustaminen aktiiviseen osallistumiseen erilaisissa elämän tilanteissa. Vammaista ja kehitysvammaista henkilöä koskee sama lainsäädäntö kuin muitakin kansalaisia. Asiakkaan etu on huomioitava silloin, kun asiakas ei itse pysty esittämään toiveita tai tekemään päätöksiä omasta elämästään. 

Asiakastietoja luovutetaan ensisijaisesti asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella tai johonkin säädökseen vedoten (Henkilötietolaki 3-9 ja 12 §; Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 16–17§; Potilaslaki 13.2 tai 13.3 §).

Asiointia helpottaa, kun asiakkaalla on laillinen edustaja hoitamassa hänen henkilökohtaisia asioitaan silloin, kun hän ei siihen itse pysty. Sosiaalihuollossa asiakastiedot ovat salassa pidettäviä arkaluonteisia tietoja. Rekisterinpitäjä vastaa asiakastietojen lainmukaisesta käsittelystä. 


Tietojenluovutuspyyntö tukee tietosuojaa

Asiakastietoja tulee käsitellä huolellisesti ja käsittelystä tulee olla ohjeet jokaisessa organisaatiossa. Jokaisella sosiaali- ja terveydenhuollon palveluja antavalla organisaatiolla pitää olla nimettynä tietosuojavastaava, joka tukee henkilökuntaa tietosuoja-asioissa. (Henkilötietolaki 5 § ja laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) ja laki sähköisestä lääkemääräyksestä (61/2007))

Sosiaalihuollossa viranomaisella on tiedonsaantioikeus, johon vedoten hän voi pyytää välttämättömiä tietoja asiakasasian hoitamiseksi. (Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 20 §.) Tietojen luovutus perustuu yksilöityyn kirjallisesti esitettyyn pyyntöön. Luovutuspyynnöstä käy ilmi yksilöidyt tiedot: mitä tietoja pyydetään, miltä ajalta, kenelle tiedot luovutetaan ja tietojen käyttötarkoitus. Lisäksi pyynnöstä käy ilmi, luovutetaanko tiedot asiakkaan suostumuksella tai mihin säädökseen vedoten asiakastietoja pyydetään ilman asiakkaan suostumusta. 

Jokainen tietojenluovutuspyyntö käsitellään huolellisesti huomioiden pyytäjän ja asiakkaan oikeudet tietoihin. Tietojen luovuttaja vastaa aina luovutuksen lainmukaisuudesta. Myös tietojen luovutuksesta kieltäytyminen, jos siihen ei ole lainmukaista oikeutta, on rangaistava teko. 

Tietosuoja ei estä yhteistyötä kunnan ja palvelujen tuottajan kanssa. Toimeksiannolla tuotettu palvelu esim. suunnitelma asiakkaan tarvitsemista palveluista, voidaan luovuttaa ilman erillistä tietojenluovutuspyyntöä, jos toimeksiantaja on saanut asiakkaalta siihen suostumuksen. (Asiakasasiakirjalaki 25 §)

Yhteistyössä esim. verkostotapaamisessa voivat osallistujat tallentaa muistion, suunnitelman tai muun vastaavan asiakirjan oman organisaationsa rekisteriin salassapitosäädösten estämättä, jos tiedot ovat asiakkaan kannalta tarpeellisia siinä asiassa, jonka hoitamiseksi se on laadittu (Asiakasasiakirjalaki 8 §).

Tästä esimerkkinä on palveluratkaisuasiakirja, jonka tarkoituksena on kuvata kunnassa asiakkaan palveluista vastaavalle sosiaalihuollon viranomaiselle palvelu, jonka Eteva sitoutuu asiakkaalle tuottamaan. Asiakirjassa kuvataan asiakkaan avun ja tuen tarve, johon palvelulla vastataan siltä osin kuin se vaikuttaa palvelun järjestämiseen Etevassa. Tavoitteena on, että kuvaus tehdään yhdessä asiakkaan tai hänelle läheisen henkilön kanssa. Myös kunnan viranhaltijalle tarjotaan mahdollisuus osallistua palveluratkaisun laadintaan. Asiakirja lähetetään paperikopiona asiakkaalle ja kunnan työntekijälle sekä palveluratkaisun tekemiseen osallistuneelle läheiselle, joilla on mahdollisuus vaikuttaa sisältöön. 

Ota tästä käyttöösi asiakastiedon luovutuspyyntö -lomake.

 

Lisätietoja

Tietosuoja-asiasta erityisasiantuntija Leenamaija Sipponen, leenamaija.sipponen(at)eteva.fi

Palveluratkaisusta aluepäällikkö Miina Laru,
miina.laru(at)eteva.fi

© 2012 Eteva Käyttöehdot